Qu’il s’agisse de commander des fournitures, des médicaments, des services ou des équipements, l’approvisionnement en milieu hospitalier est un écosystème complexe dont les services doivent être interconnectés et finement coordonnés. De plus, pour assurer l’efficacité opérationnelle et veiller à ce que des soins de qualité soient dispensés aux patients, le système d’approvisionnement doit respecter des normes élevées, notamment en matière d’automatisation.
Dans le but d’accompagner les établissements dans leur transition vers l’automatisation, la solution administrative LGI Approvisionnement (GRM), qui a été implantée au CHUM, a relevé le défi d’automatisation de l’ensemble des étapes du processus : de l’expression des besoins aux commandes par transmission électronique, en passant par la réception de la marchandise et la gestion des documents et factures électroniques.
Ginette Proulx, directrice de l’Approvisionnement et de la logistique (DAL), nous fait part des changements apportés par le CHUM pour améliorer l’efficacité du système d’approvisionnement par l’automatisation.
| Écosystème du CHUM | 500 000 patients/année | 13 000 personnes |
| Réquisitions | 750 unités administratives | 75 000 codes de produits |
| Commandes | 177 000 bons de commande/année | 4 000 contrats |
| Réception | 858 000 lignes de réception/année | 1 000 points de livraisons |
| Facturation | 231 000 factures/année | 7 000 fournisseurs |
Lors de la planification de la construction du nouveau CHUM, nous avons appris qu’il n’y aurait pas suffisamment d’espace pour maintenir un centre d’entreposage sur le site; c’est une situation peu commune, car la majorité des centres hospitaliers entreposent leur marchandise au sous-sol. De plus, la dimension restreinte du nouveau quai de réception par rapport à la volumétrie de la marchandise à recevoir allait aussi représenter un défi logistique.
L’équipe de la DAL a été avisée de ces changements majeurs environ cinq ans avant le déménagement vers le nouvel hôpital. Cela nous a permis de commencer à mettre en place les processus et les technologies permettant de rehausser l’efficacité du réapprovisionnement à l’échelle de l’hôpital.
Nous avons commencé tôt à informer les équipes des changements qui s’annonçaient, le tout de façon graduelle et conforme aux exigences des parties impliquées, comme le syndicat. Les nouveaux processus automatisés implantés par la DAL ont amené l’équipe à couvrir un plus large éventail d’activités, car notre priorité est de libérer le personnel clinique des activités logistiques. Il a donc fallu embaucher davantage d’employés, ce qui a facilité la gestion du changement auprès du personnel déjà en place.
Les rôles et responsabilités de plusieurs membres de l’équipe ont été révisés dans cette transition vers l’automatisation. Par exemple, le module de Documentation électronique (GDE) de la solution LGI Approvisionnement permet de traiter électroniquement 92 % des factures reçues. L’automatisation de ce service a permis de diminuer l’intervention humaine dans une tâche répétitive et d’investir dans des responsabilités à valeur ajoutée.
Nous avons aussi rencontré les fournisseurs et leur avons expliqué la nouvelle logistique de livraison avec prise de rendez-vous. Nous avons développé une matrice de réception avec eux et avons rendu disponibles des plages horaires pour la prise de rendez-vous. Ils apprécient la structure et la nouvelle pratique fondée sur le respect des plages horaires.
Oh oui! On a pu noter plusieurs améliorations de la performance en matière de réapprovisionnement, tant au sein des équipes de soins que chez les patients. La révision des processus et l’automatisation des besoins matériels avec, entre autres, la solution LGI Approvisionnement ont contribué à faire passer le taux de prise en charge des lignes de réquisition de 63 % en 2012 à 92 %. Actuellement, les lignes de réquisition sont prises en charge par l’équipe de la DAL, et non par le personnel clinique, maintenant libéré pour s’occuper de ce qui compte le plus : le patient.
Par ailleurs, en ce qui concerne la révision des responsabilités, nous avons mis à la disposition du bloc opératoire une équipe de magasiniers de la DAL, un projet collaboratif visant à prendre en charge le réapprovisionnement de la réserve du bloc, à traiter les consignations, à préparer les chariots de cas (fournitures et instruments), etc., pour fournir le matériel exact lors de chaque intervention. Cette prise en charge est l’exemple parfait des multiples possibilités que peut offrir une réforme des processus d’approvisionnement et de la logistique pour appuyer les équipes de soins.
| 92% | Taux de lignes de réquisition prises en charge par l'équipe de l'approvisionnement et de la logistique |
| 93% | Taux de transactions (en $) traitées dans LGI Approvisionnement |
| 85% | Taux de mise en contrat dans LGI Approvisionnement |
| 80% | Taux de lignes de bons de commandes transmises par échange de données informatisées (EDI) |
| 92% | Nombre de factures traitées électroniquement (62% par EDI et 30% par GDE) |
Que le personnel en approvisionnement et en logistique soit perçu comme un partenaire incontournable pour assurer la fluidité de la chaîne d’approvisionnement. Bien entendu, les technologies comme celles de LGI Solutions Santé, entre autres, doivent y être pour mener à l’automatisation. Toutefois, les établissements de santé peuvent également faire une différence en révisant leurs processus avec les outils en place pour ensuite passer à l’étape d’automatisation avec des solutions technologiques plus avancées.
De cette façon, les établissements du Québec parviendront à innover en matière d’approvisionnement et de logistique, et pourront finalement libérer les équipes cliniques et de soutien afin de leur permettre d’avoir plus de temps pour mieux soigner les patients.