Chaque année aux États-Unis, le système de santé perd environ 17 milliards de dollars en raison d’inefficacités dans le traitement des réclamations, avec près d’une réclamation sur quatre qui reste impayée. Dans le secteur des assurances, ce sont plus de 82 % des cadres qui rapportent qu'il faut plus de 30 jours pour clore une seule réclamation.
Ce genre de retards compromet les flux de trésorerie des prestataires en plus de surcharger les équipes administratives avec des tâches répétitives.
Heureusement, il existe des solutions. Le dernier Webinaire LGI (anglais) a justement exploré comment l’automatisation robotisée des processus (ARP) aide les organisations de santé à relever ces défis. Darren Mitchell, responsable des opérations commerciales chez Medical Associates of Northwest Arkansas (MANA), a expliqué comment son équipe a réussi à éliminer un retard de réclamations d'une valeur de 1,8 million de dollars grâce à l'ARP.
Avant d’explorer l'expérience de MANA, il est important de clarifier ce qu’est l'ARP et comment elle diffère d'autres technologies comme l'IA.
L’ARP utilise des logiciels « robots » qui effectuent des tâches routinières basées sur des règles pour imiter les actions humaines répétitives dans divers logiciels . Dans le domaine de la santé, cela inclut l’automatisation des soumissions de réclamations, du traitement des remboursements, de la vérification d’assurance, et bien plus. Si vous pouvez former quelqu'un à faire une tâche étape par étape, l'ARP peut probablement le faire plus rapidement. Et sans fatigue.
Contrairement à l’IA, qui interprète des données et prend des décisions probabilistes, l'ARP. s'adapte facilement aux flux de travail structurés. Ce sont typiquement ces flux de travail qui submergent les équipes de gestion des revenus par des tâches manuelles répétitives.
MANA est un groupe médical indépendant basé dans le nord-ouest de l’Arkansas. Ils offrent des services en médecine familiale, psychiatrie pédiatrique, rhumatologie, pneumologie, endocrinologie, et plus encore. La croissance rapide de l'organisation a fait en sorte que de gérer les opérations administratives est devenu de plus en plus complexe. Darren Mitchell, quant à lui, apporte plus de 20 ans d’expérience dans divers environnements de santé, supervisant les opérations commerciales des 130 prestataires répartis sur 26 sites de MANA.
Darren a décrit un problème courant : comment faire croître ses opérations sans pour autant augmenter ses effectifs? Malgré des encaissements solides, le traitement des remboursements chez MANA accumulait du retard. Une petite équipe de trois personnes gérait un arriéré de soldes créditeurs de plus de 1,8 million de dollars, avec certaines réclamations vieilles de plus de quatre ans.
Ce goulot d’étranglement commençait à devenir insoutenable, accumulant chaque mois environ 36 000 $ de réclamations non traitées. E t la situation s'aggravait.
Les résultats ont été spectaculaires :
Bref, ce qui nécessitait autrefois des mois de travail humain a été accompli en quelques heures seulement.
Pour choisir une solution d'automatisation, Darren avait quatre critères principaux :
L’équipe de LGI a répondu à ces besoins avec une approche RPA sur mesure et une expertise sectorielle.
Avec eClinicalWorks comme dossier médical électronique, MANA avait des inquiétudes quant à l’intégration d’une automatisation dans un processus complexe à multiples étapes. Darren a collaboré avec LGI pour surmonter ces barrières, définissant un flux de travail piloté par le robot. Ce dernier couvrait la recherche de patients à la validation des crédits, jusqu'à l'application des remboursements selon les règles d’affaires établies.
« Posez la question », conseille Darren. Même les processus complexes et répétitifs peuvent souvent être automatisés. « Rien de ce que j’ai montré à LGI n’a été impossible pour eux. » Il souligne que les processus répétitifs et basés sur des règles sont des candidats idéaux pour l’automatisation.
À la lumière de l’expérience de Darren Mitchell, prenez un moment pour réfléchir à ceci : quelle tâche routinière freine actuellement votre équipe? Qu’il s’agisse de flux de travail administratifs ou de tâches apparemment trop complexes pour être automatisées, l’expérience montre qu'elles ne sont pas impossibles à gérer.
De la gestion du cycle de revenus aux migrations de données, en passant par l’accréditation des médecins, LGI a automatisé certains des processus les plus complexes et volumineux du secteur de la santé. Si une tâche répétitive peut être définie clairement et enseignée à une personne, elle peut probablement être automatisée, permettant ainsi aux travailleurs numériques de compléter les équipes humaines.
Contactez dès aujourd’hui l’équipe LGI RPA pour explorer les possibilités d'automatisation pour votre organisation