Pandémie de COVID-19 : miser sur l’autonomie du personnel soignant

Une gestion équilibrée des horaires du personnel hospitalier est essentielle pour garantir un environnement de travail sécuritaire et productif, particulièrement en cette période de pandémie de la COVID-19, alors que les ressources sont limitées et que les besoins des patients sont plus importants que jamais.

Au Canada, la COVID-19 crée une incertitude et un stress considérables pour tout le personnel de première ligne dans les centres de soins de santé. En entrevue avec Global News [anglais seulement], Vicki McKenna, infirmière autorisée et présidente provinciale de l’Association des infirmières et infirmiers de l’Ontario, a déclaré : « Il y a tant de choses qui semblent inconnues, et donc [les infirmières] font de leur mieux avec ce qu’elles ont, les informations dont elles disposent et le niveau d’anxiété élevé de leurs patients et des familles des patients ».

Bien que les patients soient la priorité absolue des infirmières dans leur cadre professionnel et éthique, le code de déontologie de l’Association des infirmières et infirmiers du Canada stipule clairement que les infirmières ont des obligations morales envers leur propre bien-être afin de fournir des soins de la plus haute qualité à leurs patients.

L’un des conseils donnés par les professionnels de la santé mentale aux infirmières est de prendre le temps de « décrocher ». Cynda Rushton, professeure à la Johns Hopkins School of Nursing et à l’Institut Berman de bioéthique, a déclaré que « toutes les infirmières sont touchées, qu’importe leur rôle. On leur demande de travailler dans des secteurs de l’hôpital qui ne sont pas leur spécialité habituelle. [...] Elles sont redéployées pour acquérir de nouvelles compétences et assumer de nouveaux rôles. » Ces changements provoqués par la pandémie sont une énorme source de stress. Une des façons d’aider les infirmières à prendre soin d’elles-mêmes et à gérer l’incertitude est de leur donner plus d’autonomie dans la gestion de leur horaire de travail.

Cette autonomie joue un rôle important dans la satisfaction et la rétention du personnel; pour les infirmières, cela concerne non seulement les soins aux patients, mais aussi la gestion des horaires. Grâce à l’automatisation et à la numérisation du processus de gestion des horaires, il est désormais possible pour les hôpitaux d’accroître la flexibilité des quarts de travail et de garantir des conditions favorables à leur personnel infirmier. Il est primordial de permettre aux infirmières de contrôler leur horaire, tant pour elles que pour les établissements qui les emploient.

Des horaires de travail bien équilibrés deviennent également essentiels pour garantir un environnement de travail sécuritaire et productif, particulièrement en cette période de pandémie de la COVID-19, alors que les ressources sont limitées et que les besoins des patients sont plus importants que jamais.

Comment un logiciel de gestion automatisée des horaires peut aider les établissements de soins de santé en temps de pandémie?

Meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle

Il est essentiel d’accroître l’autonomie des infirmières dans leurs pratiques de gestion des horaires pour les aider à trouver un équilibre entre leur travail et leur vie personnelle. Malheureusement, il est encore courant pour certaines équipes de gestion d’établir les horaires manuellement. Ce processus est rigide et n’offre que peu ou pas de souplesse au personnel infirmier pour modifier ses horaires afin de concilier vie personnelle et travail.

Il a été rapporté par Global News [anglais seulement] que « les émotions sont fortes, le stress est grand. Certaines [infirmières] disent se sentir tout simplement vidées à la fin de leurs journées ou quarts de travail. » Avec la forte pression professionnelle et émotionnelle engendrée par la COVID-19, il est important de permettre aux infirmières d’accroître leur autonomie par rapport à leur horaire. Il peut s’agir de leur permettre d’effectuer des tâches clés dans le processus de gestion de leur horaire, notamment le choix de leurs disponibilités pour des quarts supplémentaires ou l’échange de quarts avec un collègue sans processus manuel fastidieux. Ainsi, le personnel infirmier pourrait avoir plus de temps pour s’occuper de sa santé mentale et de sa vie personnelle, et prendre le repos dont il a tant besoin.

Gestion des horaires numérisée

Avec la présence de la COVID-19, la situation d’un hôpital peut changer rapidement. Pour accroître l’autonomie des infirmières dans la gestion de leur horaire, les hôpitaux et les établissements de soins de santé pourraient donner à leur personnel l’accès à des horaires numérisés, toujours à jour et reflétant les dernières modifications apportées.

Un logiciel de gestion des horaires moderne donne aux infirmières un accès complet et en temps réel à leur horaire. Ainsi, elles disposent de toutes les informations nécessaires pour gérer leur emploi du temps quotidien de manière autonome. Ces systèmes sont souvent disponibles sous forme d’applications Web auxquelles les infirmières peuvent accéder via un appareil mobile.

Les gestionnaires d’unités hospitalières sont donc en mesure de rationaliser les tâches administratives et de fournir aux infirmières l’accès à un horaire de travail mis à jour en temps réel et toujours précis. Grâce aux fonctionnalités de notification et d’alerte, les équipes de gestion peuvent s’assurer que les employés sont avertis et que les quarts de travail attribués sont couverts.

Des communications simplifiées

Le dépôt de demandes personnelles n’est pas toujours un processus transparent. Les infirmières ne savent pas toujours si les ressources humaines ont reçu leurs demandes ou s’il y a des retards dans leur traitement.

Idéalement, toute solution de gestion des horaires du personnel hospitalier devrait disposer d’une plateforme de communication unique pour les administrateurs, le personnel infirmier et son équipe de gestion. Les infirmières peuvent utiliser ce logiciel pour faire des demandes comme des changements de quart, puis elles peuvent suivre leurs demandes sur la même plateforme lorsque leur gestionnaire les reçoit.

La messagerie sur ces plateformes est également instantanée, ce qui signifie qu’une infirmière peut envoyer une demande de quart par message texte ou par appel automatique et recevoir une réponse en quelques minutes. Même dans les circonstances imprévues occasionnées par la COVID-19, le fait de jouer un rôle actif dans la gestion de leur horaire et de communiquer facilement peut contribuer à un certain niveau de tranquillité d’esprit pour les infirmières.

Les gestionnaires d’hôpitaux bénéficient aussi grandement des canaux de communication centralisés, car ces derniers contribuent à éliminer les charges administratives inutiles et à réduire les coûts opérationnels.

Réactivité aux changements de dernière minute

L’augmentation de la capacité des infirmières à gérer leur horaire de travail de manière autonome, grâce à des outils en libre-service, permet une réaction plus prompte aux changements de dernière minute. Comme les infirmières sont activement impliquées dans la gestion de leur horaire, elles n’ont plus à attendre l’approbation manuelle de leur gestionnaire avant d’apporter des changements, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter des conflits d’horaires.

La réactivité aux changements de dernière minute permet d’éviter le manque de personnel ou de compétences et de maintenir des horaires à jour pour tous. La charge de travail accrue assumée par les infirmières à travers le pays durant la pandémie de la COVID-19 démontre la nécessité pour les hôpitaux de développer des réponses agiles aux situations médicales imprévisibles. En augmentant l’autonomie des infirmières par rapport à leur horaire, il devient possible d’assurer des effectifs suffisants, même en période difficile.

Amélioration de la satisfaction des employés

Les professionnels de la santé ont tendance à éprouver une plus grande satisfaction professionnelle lorsqu’ils sentent que leur voix est entendue. Les avantages évoqués ci-dessus contribuent clairement à accroître la satisfaction des infirmières vis-à-vis de leur environnement de travail grâce à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, à des attentes plus claires et à une flexibilité accrue, ce qui est également vrai dans un contexte de pandémie. Les infirmières qui jouent un rôle actif dans la gestion de leur horaire sont également plus susceptibles de le respecter.

En bref, l’augmentation de l’autonomie des infirmières par rapport à leur horaire peut engendrer une plus grande satisfaction, une meilleure productivité, une plus grande responsabilisation et une meilleure valorisation de la culture organisationnelle au sein des hôpitaux et des établissements de soins de santé. Dans le domaine des soins infirmiers, l’autonomie représente la capacité d’une infirmière à prendre des décisions opérationnelles et cliniques fondées sur son expérience et son expertise. Plus important encore, il est prouvé qu’« une plus grande autonomie des infirmières [est] associée à un taux plus faible de mortalité et d’échecs des secours » chez leurs patients.

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