Moderniser la gestion du personnel en soins de longue durée : le cas de Tri-County Mennonite Homes

Pour choisir la bonne plateforme de gestion du personnel, il ne suffit pas de cocher une liste de caractéristiques : il faut avant tout choisir un véritable partenaire qui comprend les défis uniques auxquels fait face votre établissement de soins de longue durée.

C’était la principale leçon transmise lors du récent webinaire « Knowledge Break » de l’Ontario Long Term Care Association, mettant en vedette Mark Coburn, directeur général des services généraux chez Tri-County Mennonite Homes. L’assistance a pu découvrir les dessous du processus de sélection et de mise en œuvre d’un système moderne de gestion du personnel dans plusieurs établissements de soins de longue durée.

Fort de son expérience en tant que Fellow comptable professionnel agréé (FCPA) et de sa vaste expérience en planification financière et en mise en œuvre de technologies, Mark a offert une foule de conseils pratiques aux organisations qui font face à une transition semblable. 

Explorez les principales questions abordées pendant le webinaire. 

Cliquez ci-dessous pour aller au sujet le plus pertinent pour votre organisation : 

• Comment savoir qu’il est temps de remplacer votre système de gestion du personnel?
  
• Pourquoi la gestion du personnel est-elle plus complexe dans le secteur des soins de santé? •    
• Quelles devraient être les premières étapes de la recherche d’un nouveau partenaire de gestion du personnel?
• Qui devrait participer au processus décisionnel?
• Comment les organisations de soins de longue durée devraient-elles prendre en compte les avis de plusieurs services?
• Quelles caractéristiques devraient être non négociables pour les organisations de soins de longue durée?
• À quel point est-il important d’avoir une plateforme entièrement intégrée?
• Quelles surprises peuvent survenir pendant la planification de la mise en œuvre? 
• Pourquoi Mark a-t-il choisi LGI Solutions Santé?
• Quelles sont les prochaines étapes pour Tri-County Mennonite Homes?
• Principaux points à retenir
  

Comment savoir qu’il est temps de remplacer votre système de gestion du personnel?

Mark s’est très vite aperçu que, même s’il fonctionnait, l’ancien système freinait son organisation. « Il y avait de toute évidence des possibilités d’amélioration », a-t-il souligné. Lorsqu’il s’est joint à l’équipe de Tri-County Mennonite Homes, il y a trois ans, Mark a commencé à évaluer les opérations internes. Il a rapidement constaté qu’un système plus intégré et convivial pourrait rationaliser les processus et améliorer la satisfaction du personnel.

La transition ne s’est pas faite de façon précipitée. Il a fallu près de deux ans de planification, d’évaluation et de mobilisation des intervenants avant de choisir un nouveau système, ce qui souligne l’importance de prendre le temps de bien faire les choses.

Pourquoi la gestion du personnel est-elle plus complexe dans le secteur des soins de santé?

Contrairement aux secteurs suivant un horaire régulier de 9 h à 17 h, les soins de santé sont offerts 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et présentent des complexités multiples, allant des primes de quart et des conventions collectives aux absences imprévues et aux exigences strictes en matière de conformité.

« Il y a tellement de variabilité – avec les heures supplémentaires, les primes et les règles syndicales et non syndicales – et on ne cesse jamais de courir », explique Mark. Un système fiable et réactif est essentiel au maintien des activités et à la gestion efficace des coûts de personnel, surtout lorsque la masse salariale est votre principale dépense.

Quelle devrait être la première étape de la recherche d’un nouveau partenaire du personnel?

Mark a mis l’accent sur l’importance d’évaluer les systèmes actuels et de définir une vision claire pour l’avenir. Il faut d’abord impliquer les intervenants clés dans le processus, notamment le personnel responsable d’établir les horaires, les professionnels de la paie, les membres de l’équipe des finances, les représentants des RH et la haute direction, afin de recueillir des commentaires sur les besoins, les défis et les objectifs.

Après avoir atteint un consensus interne, l’équipe a examiné les options disponibles grâce à des recherches, des démonstrations et des consultations. Elle a accordé la priorité aux systèmes offrant une intégration robuste, une transparence des coûts et un hébergement des données au Canada – des facteurs qui ont influencé la décision finale.

Qui devrait participer au processus décisionnel?

L’équipe de projet était composée à dessein de membres de différents services. En plus des services des finances et de la paie, l’équipe des RH a joué un rôle crucial, d’autant plus qu’on venait de passer d’un modèle externalisé à une équipe interne.

Mark a souligné l’importance de faire participer les RH au processus plus tôt que la plupart des organisations le font habituellement. « Nous avons rapidement déterminé que nous devions mettre en place un système adéquat pour les RH. La paie et les ressources humaines vont de pair », a-t-il fait remarquer. L’équipe a également consulté son chef de la direction et d’autres hauts dirigeants pour assurer l’harmonisation stratégique et une budgétisation adéquate.

Comment les organisations de soins de longue durée devraient-elles prendre en compte les avis de plusieurs services?

La coordination entre les services n’a pas été une mince affaire. Chacun avait ses propres besoins – le personnel des services alimentaires, de la buanderie, des services cliniques et des services administratifs – et tous travaillaient dans des conditions différentes. Et pour ajouter à la complexité, la moitié du personnel était syndiquée, tandis que l’autre ne l’était pas.

La clé était d’assurer une communication ouverte. En invitant tout le monde à la table et en prenant en compte leurs commentaires, Tri-County s’est assuré que le système choisi répondrait aux exigences opérationnelles multiples et obtiendrait l’adhésion de tous.

Quelles caractéristiques devraient être non négociables pour les organisations de soins de longue durée?

Voici quelques-unes des caractéristiques essentielles à prendre en compte :

• Accessibilité infonuagique afin de pouvoir offrir un accès à distance et mobile.
• Options de libre-service pour les employés (comme les offres de quarts de travail à accepter d’un simple glissement de doigt).
• Notifications automatiques d'affectation de quarts de travail et d'établissement des horaires selon les règles d’ancienneté.
• Production de rapports solides permettant des analyses en temps réel.
• Hébergement des données au Canada afin de respecter les normes de conformité et de protection des renseignements personnels.

Ces fonctions ont été conçues non seulement pour simplifier les tâches administratives, mais aussi pour donner aux employés une meilleure visibilité de leurs heures de travail, de leur rémunération et de leurs horaires.

À quel point est-il important d’avoir une plateforme entièrement intégrée?

C’est très important. Mark a souligné que le fait de traiter avec un seul fournisseur pour l’établissement des horaires, la paie et les RH a complètement changé la donne. « Lorsque vous faites affaire avec une entreprise qui offre un guichet unique, cela vous facilite grandement la vie parce qu’il n’est pas nécessaire de passer constamment d’un logiciel à un autre », a-t-il expliqué. Cette approche tout-en-un élimine les cloisonnements et réduit le nombre de mots de passe et de connexions pour les utilisateurs.

Une fois mis en œuvre, ce système entièrement intégré permettra aux données de circuler de façon homogène entre les services; ce flux est particulièrement utile pour la production de rapports et la prise de décisions stratégiques. 

Quelles surprises peuvent survenir pendant la planification de la mise en œuvre?

La planification du temps et l’affectation des ressources ont posé des défis plus importants que prévu. Mark a constaté que le soutien informatique à lui seul n’est pas garant de succès : la mise en œuvre exige aussi du personnel dédié.

« Nous avons embauché une ressource chargée de la paie pour faciliter la mise en œuvre », a-t-il mentionné. Cette personne répartit son temps entre les tâches courantes liées à la paie et l’aide à la configuration du système. Sans cette ressource supplémentaire, la transition aurait mis trop de pression sur le personnel en place et risqué d’entraîner des retards coûteux.

Pourquoi Mark a-t-il choisi LGI Solutions Santé?

LGI Workforce Pro, la solution offerte par LGI Solutions Santé, s’est démarquée pour plusieurs raisons :

• La plateforme est moderne, adaptée aux appareils mobiles et facile à utiliser pour les employés.
• LGI est une entreprise canadienne spécialisée en soins de santé qui offre une expertise sur mesure dans le secteur des soins de longue durée.
• L’équipe de mise en œuvre de LGI possède une vaste expérience pratique des processus d’établissement des horaires, de paie et de RH.

« Nous avons reçu d’excellents commentaires de la part de toutes les personnes concernées, a affirmé Mark. Il y avait un sentiment d’enthousiasme et un véritable élan positif lors de nos réunions hebdomadaires de suivi. »

Quelles sont les prochaines étapes pour Tri-County Mennonite Homes?

 Les objectifs de Tri-County n’étaient pas seulement de résoudre les problèmes d’aujourd’hui, mais aussi de se préparer pour l’avenir.   

Mark travaille à améliorer la prise de décisions en s’appuyant sur les données. Grâce à des rapports en temps réel sur les heures supplémentaires, les primes et les congés de maladie, les équipes peuvent résoudre les problèmes de façon proactive. Elles sont également en mesure d’examiner les horaires actuels pour mieux uniformiser les horaires de quarts de travail et réduire l’épuisement professionnel.

Mark a par ailleurs souligné l’importance de l’adaptabilité. « On ne sait jamais quels changements seront annoncés par le ministère », a-t-il fait remarquer. En choisissant un fournisseur canadien possédant une vaste expérience en soins de santé, le système peut être mis à jour régulièrement pour suivre l’évolution de la réglementation.

Principaux points à retenir

Voici un résumé des principaux conseils de Mark à l’intention des organisations de soins de longue durée qui cherchent à optimiser la gestion de la main-d’œuvre :

• Faites participer tous les services dès le début, en particulier la paie et les RH, afin d’harmoniser les priorités communes et les exigences opérationnelles.
• Commencez la planification au moins un an à l’avance pour harmoniser les contrats et préparer la mise en œuvre.
• Prévoyez un budget pour obtenir de l’aide supplémentaire – une seule personne ne peut pas tout gérer.
• Accordez la priorité à l’expertise en intégration, à la convivialité et l’évolutivité.
• Choisissez un partenaire qui comprend les soins de santé canadiens et qui offre un soutien à long terme.
• Ne sous-estimez pas les exigences relatives à la gestion du changement – informez et outillez votre personnel.

En définitive, la bonne plateforme ne se limite pas au traitement de la paie : elle a le potentiel de transformer le fonctionnement de votre organisation.

Et si vous passiez aussi à la prochaine étape?

Découvrez comment LGI Workforce Pro peut soutenir votre équipe de soins de longue durée. Planifiez une démonstration personnalisée ou visionnez le webinaire (anglais) pour entendre Mark Coburn et en apprendre plus sur le parcours de Tri-County Mennonite Homes.