Transfert de documents : 10 alternatives au fax et au papier

La surutilisation du fax ou télécopieur dans le réseau de la santé est décriée depuis de nombreuses années, notamment en raison des pertes de temps et de données encourues par la manipulation du papier.

Une partie du problème est pris en charge par les différents paliers de gouvernement, qui travaillent sur de nombreux projets pilotes en santé numérique. Toutefois, ces projets ne sauraient être en mesure de remplacer la totalité des processus papier, qui existent en quantité et en variété trop élevées pour être traités avec une approche mur-à-mur. Quelles autres alternatives au fax et au papier les établissements de la santé peuvent-ils mettre en place dès maintenant afin de moderniser leurs processus et ainsi optimiser l’utilisation de leurs ressources?

Voici une sélection de 10 solutions numériques québécoises ou canadiennes qui peuvent contribuer à moderniser les processus administratifs et augmenter la performance des établissements en santé.

1. Novari eRequest (Novari) : envoi des documents requis pour référer à un médecin spécialiste
   
2. Myle (Medfar) : gestion des dossiers patients et des signatures de documents
   
3. Documentation électronique (LGI Solutions Santé) : recueil, organisation et diffusion des informations cliniques
   
4. PandaWebRX (CGSI Solutions) : production et gestion des feuilles d'administration de médicaments (FADM)
   
5. PrescripTIon (Inforoute Santé du Canada + Telus Santé) : envoi des ordonnances aux pharmacies
   
6. Plateforme d'orchestration - Gestion de la capacité clinique (Petal) : production et diffusion de l'information relative aux horaires médicaux
   
7. eClinibase (LGI Solutions Santé) : transmission des requêtes de consultation, d'examens et de résultats
   
8. Turf : envoi des documents requis pour référer à un médecin spécialiste
   
9. SeamlessMD : envoi des documents requis pour les suivis post-opératoires
   
10. Xacte : Transmission des renseignements requis pour facturer à la RAMQ
    

1. Novari eRequest (Novari)

La solution Novari eRequest permet d’informatiser le processus d’envoi et de réception des documents que les médecins spécialistes doivent avoir en main avant de consulter un patient référé. Elle peut être utilisée tant par les médecins eux-mêmes que par le personnel administratif des hôpitaux et des cliniques. En remplaçant l’utilisation du fax dans ce processus, le personnel de la santé peut obtenir une meilleure visibilité et des données additionnelles sur le parcours de soins. La solution permet également d’informatiser les listes d’attente.

2. Myle (Medfar)

Myle est un des nombreux dossiers médicaux électroniques (DMÉs) disponibles sur le marché, ce qui signifie qu’il peut réduire significativement la quantité de documents papier utilisés pour créer et faire le suivi de dossiers patients. Aujourd’hui, peu d’établissements de santé de première ligne ne sont pas encore équipés d’un DMÉ. Toutefois, Myle ajoute une fonction fax-web qui permet de signer et de transmettre électroniquement des prescriptions, requêtes et formulaires, réduisant davantage l’usage du fax dans le réseau.

 
3. Documentation électronique (LGI Solutions Santé)

Le Documentation électronique (GDE) permet de créer des formulaires intelligents et de centraliser la gestion documentaire de façon à informatiser la transmission et l’entreposage des informations cliniques. Le niveau élevé d’interopérabilité et de flexibilité des configurations permet à la solution de répondre aux besoins de tous les types d’établissements de santé (hôpitaux, CLSC, CHSLD, etc.). La feuille sommaire d’hospitalisation, par exemple, peut être remplie et diffusée sans que le moindre papier ne soit utilisé. Il en résulte un accès à des données de meilleure qualité et une accélération de la prise en charge des patients.

4. Panda WebRX (CGSI Solutions)

Le progiciel PandaWebRX propose une feuille d’administration des médicaments (FADM) électronique ainsi qu’un outil de prescripteur-aviseur. Conçu pour les soins en milieu hospitalier et les centres d’hébergement et de soins longue durée (CHSLD), il permet par exemple aux infirmières d’éviter de devoir valider manuellement des dossiers papier relatifs à l’administration des médicaments aux patients et ainsi de passer plus de temps avec eux. Selon les préférences des patients, il reste bien sûr possible d’imprimer les ordonnances.

5. PrescripTIon (Inforoute Santé du Canda +Telus Santé)

Développée en collaboration avec Telus Santé, PrescripTIon est une solution proposée par Inforoute Santé du Canada qui permet aux prescripteurs en cabinet et aux pharmacies communautaires de transmettre des ordonnances à partir de leur dossier médical électronique (DMÉ). En plus d’éliminer le recours aux prescriptions papier et à leur envoi par fax, la solution permet aux patients d’avoir l’assurance que leur prescription a bien été reçue par la pharmacie.

Il est à noter que PrescripTIon est disponible dans la plupart des provinces canadiennes, mais pas encore au Québec, où un équivalent verra possiblement le jour sous un nom différent.

6. Plateforme d'orchestration - Gestion de la capacité clinique (Petal)

La solution de Gestion de la capacité clinique est une composante de la Plateforme d’orchestration de Petal qui contribue à éliminer le papier dans les processus de recueil et de diffusion des informations relatives aux horaires médicaux. À titre d’exemple, la liste de garde peut être générée en temps réel à partir des horaires des différents services, sans qu’un fax ne soit envoyé. Les changements apportés aux horaires par les services, qui sont traditionnellement communiqués avec du papier, sont transmis instantanément afin de fournir une vue en temps réel des activités cliniques.

7. eClinibase (LGI Solutions Santé)

Composée de plusieurs modules, la solution LGI eClinibase peut s’intégrer avec le Service d’acheminement de formulaires informatisés et de suivi de requêtes (SAFIR) afin de remplacer les fax acheminés pour demander des consultations ou des examens. Une fois la prestation de soins effectuée, la solution remplace également le fax traditionnellement envoyé pour transmettre les résultats à l’établissement qui a initialement fait la demande.

8. Turf

Turf est une nouvelle application mobile conçue au Québec qui permet aux médecins québécois de référer des patients et de communiquer entre eux. Le projet a été initié en 2020 par le Dr Alexandre Bouchard et le Dr François Letarte dans l’optique de moderniser le processus de référence et de suivi des patients. L’application est actuellement disponible sur iOS et regroupe des médecins de 32 spécialités différentes.

9. SeamlessMD

Financée par MEDTEQ et Anges Québec, SeamlessMD est une application mobile qui permet aux patients de suivre les instructions et de consulter les informations relatives à leur chirurgie en tout temps, sans papier. Les données recueillies et les résultats des opérations peuvent ensuite être transmis aux instances qui les demandent de façon entièrement électronique, sans qu’un fax ne soit envoyé.

10. Xacte

Xacte propose une alternative sécurisée au processus de facturation médicale traditionnel qui consiste à envoyer des documents papier à une agence de facturation. Plutôt que de recopier manuellement les actes médicaux dans leur système informatique, les agents de facturation ont directement accès aux données, qui sont saisies et transmises par voie électronique. Aucun document physique n’a besoin d’être numérisé ou envoyé par la poste.

Se départir du fax et du papier petit à petit

La plupart des organisations de santé s’entendent pour dire qu’elles gagneraient à moderniser la majorité de leurs processus papier afin d’être plus performantes et de mieux servir les patients. Pour y arriver, il est toutefois important de bien comprendre pourquoi le fax est si tenace.

Une fois les défis de la modernisation des processus papier bien compris, il est souhaitable d’y aller étape par étape. En effet, la quantité et la variété des processus papier est trop élevée pour pouvoir espérer s’en débarrasser en totalité d’un seul coup.

Sélectionner un processus et passer à l'action

Les 10 alternatives au fax et au papier nommés ici ne sont qu’un aperçu des centaines de solutions disponibles sur le marché qui ont été conçus pour améliorer la performance du réseau de la santé.

Notre équipe sera ravie de vous accompagner dans la modernisation du processus papier portant spécifiquement sur le recueil et la diffusion des informations cliniques en mettant en place les formulaires électroniques intelligents du LGI Documentation électronique (GDE). Vous pouvez entamer les démarches des maintenant en demandant une démonstration.

Ensemble, travaillons à moderniser le système de santé afin qu’il devienne toujours plus efficace et agréable pour le personnel et les patients!