Choisir une solution de gestion des horaires : 9 éléments à considérer

La gestion des horaires joue un rôle central dans la gestion des activités quotidiennes des hôpitaux canadiens. À ce jour, il s’agit d’un processus encore très conventionnel, axé sur les personnes, et qui repose essentiellement sur le travail manuel. Les avancées technologiques offrent désormais de nouveaux moyens pratiques d’optimiser les processus de gestion des horaires conventionnels. Découvrez certains des défis auxquels les hôpitaux et les établissements de soins de santé peuvent être confrontés lors de l’adoption de nouvelles technologies.

1. Interopérabilité des systèmes

Dans le domaine des soins de santé, l’interopérabilité fait référence à la capacité de différents systèmes et dispositifs à échanger et à interpréter des données cliniques, administratives et opérationnelles. Lorsque l’on intègre une nouvelle technologie dans un centre de soins pour optimiser la gestion des horaires du personnel, le défi consiste à s’assurer de sa compatibilité avec les systèmes préexistants de l’établissement. Une nouvelle plate-forme numérique de gestion des horaires devrait pouvoir échanger des données avec la structure informatique d’un hôpital de manière transparente et présenter ces informations aux utilisateurs dans un langage et un format familiers.

2. Mise à niveau ou acquisition d’une nouvelle technologie

L’objectif de l’optimisation des processus de gestion des horaires est de garantir les meilleurs soins aux patients en retirant le fardeau des activités transactionnelles de sur les épaules du personnel. Les hôpitaux pourraient bénéficier d’un système de gestion des horaires en infonuagique (cloud) afin d’optimiser leurs processus de gestion des horaires du personnel. Les anciens systèmes, qui deviennent de plus en plus obsolètes, peuvent cesser d’être compatibles avec les nouveaux, ce qui peut affecter leurs fonctionnalités et les différents systèmes informatiques qui en dépendent. Les établissements de soins de santé qui hésitent entre une mise à niveau du système ou l’intégration d’une nouvelle technologie devraient toujours comparer le coût des corrections incrémentielles aux avantages de l’acquisition d’une nouvelle solution logicielle offrant des possibilités d’économies mesurables au fil du temps.

3. Soutien TI

Un hôpital effectue quotidiennement des milliers de tâches et d’activités complexes, et chacune d’entre elles doit répondre à des exigences spécifiques en termes de tenue de registres et de résultats. Les technologies de l’information jouent un rôle crucial dans la gestion des centres de soins de santé et de leurs ressources humaines. L’optimisation des processus par l’intégration d’une plate-forme de gestion des horaires numérique peut temporairement accroître les responsabilités des responsables TI. Cela dit, peu après la phase initiale d’optimisation, les processus de gestion des horaires devraient être nettement moins exigeants pour les services des ressources humaines et des TI.

4. Adoption par les employés

La plupart des infirmières et autres travailleurs de la santé accueillent avec enthousiasme l’intégration de nouvelles technologies pour les aider à optimiser leur processus de gestion des horaires. Toutefois, certains professionnels de la santé doutent encore de la valeur clinique de ces systèmes, résistent au changement pour des raisons personnelles ou appréhendent les conséquences des nouvelles technologies. Dans de telles situations, des feuilles de route d’intégration détaillées, des objectifs mesurables, une formation adéquate des utilisateurs et une communication claire concernant la mise en œuvre et les différentes étapes franchies peuvent accroître l’adoption, réduire la résistance et faciliter la gestion du processus de déploiement.

5. Courbe d’apprentissage

La plupart des infirmières et autres professionnels de la santé ne sont pas des experts en technologie. Lorsqu’ils adoptent une nouvelle plate-forme numérique pour optimiser les processus de gestion des horaires, le personnel infirmier, le personnel administratif et les gestionnaires d’un hôpital auront probablement besoin d’une formation sur mesure pour apprendre à utiliser la nouvelle technologie et se familiariser avec elle. Toutefois, sur une courte période, les infirmières et les administrateurs devraient se familiariser avec le nouveau système et commencer à profiter de ses avantages sous-jacents.

6. Coûts

Les opérations quotidiennes en milieu hospitalier sont très coûteuses. Les établissements de soins de santé s’efforcent toujours de maintenir leurs coûts aussi bas que possible tout en assurant une prestation optimale de soins et de services. Par conséquent, l’un des défis auxquels les hôpitaux peuvent faire face lorsqu’ils utilisent la technologie pour optimiser leurs processus de gestion des horaires est le budget. Il est important de se rappeler qu’une plate-forme de gestion des horaires numérique est conçue dans un souci de retour sur investissement afin de faire gagner du temps et de l’argent à l’établissement qui la met en œuvre.

7. Interfaces utilisateur conviviales

L’objectif de la numérisation des processus de gestion des horaires est de gagner du temps et d’assurer la compatibilité entre toutes les unités opérationnelles et tous les services. Il existe toutefois des solutions numériques qui, malheureusement, ne disposent pas d’interfaces utilisateur conviviales et qui empêchent les employés de travailler et d’utiliser le système efficacement. En fin de compte, le risque est que de nouveaux problèmes soient créés au lieu de résoudre les anciens. Avant d’adopter un nouveau système pour optimiser la gestion des horaires, le processus de sélection doit garantir une grande convivialité en ce sens que tout son personnel peut apprendre à utiliser l’interface dans un délai raisonnable.

8. Mise en œuvre bien exécutée

Le déploiement d’une nouvelle solution technologique peut parfois sembler difficile, car il nécessite une collecte précise des besoins de l’entreprise, ainsi que du temps et une coordination avec le personnel informatique, les chefs d’unité et tous les employés impliqués dans le processus de gestion des horaires. Cependant, avec le bon fournisseur de technologie, l’intégration d’une solution de gestion des horaires numérique est correctement planifiée, financée et exécutée. Un projet géré professionnellement permet à la direction et à l’administration de l’hôpital de se concentrer sur la gestion des opérations quotidiennes plutôt que sur le processus de mise en œuvre.

9. Un soutien fiable aux clients

Après une mise en œuvre, il est normal pour les clients de s’attendre à recevoir une assistance fiable afin d’aider les utilisateurs du système à s’adapter et à surmonter les difficultés qu’ils rencontrent avec leur nouvel investissement. Toutefois, de nombreuses entreprises déclarent avoir reçu un mauvais service à la clientèle et manquer d’expertise pour résoudre les problèmes après la mise en œuvre d’une solution. Dans le cadre du processus de sélection d’une solution de gestion des horaires du personnel, les organisations doivent prendre en considération la disponibilité, le temps de réponse, l’expérience et le professionnalisme de l’équipe d’assistance à la clientèle qui les accompagnera après le processus de mise en œuvre.

Il existe un grand nombre de nouvelles solutions technologiques qui offrent des moyens pratiques d’optimiser les processus de gestion des horaires traditionnels. Avec toutes les options qui ont commencé à émerger, les hôpitaux et les établissements de soins de santé devraient avoir à l’esprit ces neuf éléments clés lors de la sélection de leurs technologies.

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