Choisir votre solution de gestion d’horaires en santé : 5 critères

Que vous travailliez dans un établissement de soins de longue durée ou dans un hôpital, vous ne devez pas sous-estimer l’importance d’une bonne solution de gestion des horaires. En effet, un bon système permet non seulement de réduire les coûts opérationnels et d’augmenter la satisfaction du personnel, mais il contribue également à garantir la continuité des soins en limitant les interruptions de service liées aux problèmes de planification.

Or, avec la multitude d’options disponibles, il peut être difficile de trouver une solution qui réponde aux besoins et aux normes spécifiques de votre organisation. Voici cinq critères essentiels à prendre en compte pour bien choisir votre plateforme de planification au Canada.

1. Automatisation flexible

Le domaine de la santé est en perpétuelle évolution et les besoins en personnel sont changeants. Votre solution de planification doit être suffisamment flexible pour s’adapter à ces changements tout en respectant les conventions collectives et les budgets.

• Planification automatisée : Optez pour un système qui génère automatiquement les horaires à partir de modèles prédéfinis pour réduire les risques d’erreurs et le nombre de tâches manuelles.
• Modèles pour les rotations : Assurez-vous que la plateforme permet de créer des modèles de rotation ajustables en fonction des besoins de l’équipe, des congés ou des absences imprévues.
• Modifications en temps réel : La possibilité d’ajuster les horaires en temps réel vous permet de gérer efficacement les demandes de congés ou les besoins urgents.

2. Outils de libre-service conviviaux

La facilité d’utilisation d’un système favorise l’engagement du personnel, ce qui leur offre plus de contrôle sur leur emploi du temps. Une plateforme intuitive devrait permettre aux employés de gérer facilement leurs disponibilités, les échanges de quarts et les demandes de congés.

• Application mobile : Un accès facile via une application mobile permet de consulter les horaires et de soumettre des disponibilités ou demandes de congé, ce qui favorise une plus grande autonomie.
• Alertes et notifications : Les systèmes qui informent le personnel en temps réel des changements d’horaires ou des validations facilitent la communication et favorisent la réactivité.
• Gestion des vacances : Le processus de planification des congés doit être simple, avec une soumission facile des demandes et un suivi en temps réel par les gestionnaires.

3. Remplacements efficaces

Les absences de dernière minute sont fréquentes dans le domaine de la santé. Votre plateforme devrait automatiser le processus de remplacement des quarts pour minimiser les interruptions et garantir la continuité des soins.

• Appels automatisés  : Le système doit être capable d’envoyer automatiquement des notifications aux employés disponibles pour combler rapidement les absences.
• Soumission pour les quarts : Certains systèmes permettent aux employés de soumettre leur intérêt pour les quarts disponibles, ce qui facilite par exemple la gestion des absences prolongées.
• Automatisation flexible : Les gestionnaires doivent pouvoir ajuster les règles automatisées si nécessaire, pour assurer une adéquation parfaite entre les besoins et les ressources disponibles.

4. Règles hautement personnalisables

Votre établissement de santé doit probablement respecter des règles strictes en matière d’heures supplémentaires, d’accords syndicaux et de primes. Votre système de planification devrait ainsi garantir le respect automatique de ces règles pour réduire les risques d’erreurs de paie ou de conflits. 

• Heures supplémentaires et primes : Le système doit appliquer automatiquement les règles relatives aux heures supplémentaires pour garantir une rémunération adéquate.
• Conformité syndicale : La plateforme doit être capable de gérer des règles syndicales complexes pour assurer la conformité aux réglementations.
• Contrôle des accès : Un système flexible offrant des contrôles d’accès basés sur les rôles permet une gestion sécurisée des informations sensibles.

5. Équipe d’implémentation expérimentée

Même le meilleur outil de planification peut s’avérer inutile, voire nuisible, s’il est mal implémenté. Choisir un fournisseur avec une équipe d’implémentation expérimentée assure une optimisation du système adaptée aux besoins de l’organisation.

• Gestionnaire de projet dédié : Un gestionnaire de projet dédié devrait superviser le processus d’implémentation, de l’installation à la mise en place des stratégies d’utilisation.
• Soutien et formation : Optez pour un fournisseur qui offre une formation complète, des ateliers pratiques et un support pendant les premiers cycles de paie pour assurer une transition fluide.
• Expertise en santé : Les fournisseurs spécialisés dans le domaine de la santé comprennent les spécificités des règles syndicales et des besoins du personnel, garantissant ainsi une mise en place efficace.
   

En tenant compte de ces cinq critères pour choisir leur solution de planification, les organisations de santé canadiennes peuvent optimiser la gestion de leur personnel, favoriser l’engagement des employés et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Découvrez comment ces principes se traduisent en pratique en explorant la démonstration de LGI Horaires (anglais seulement), une plateforme conçue pour relever les défis uniques de la planification dans le domaine de la santé au Canada.